SANE RY: Tietosuojaseloste (tietosuoja-asetuksen1 13 artiklan mukainen informointi)
1 Rekisterinpitäjä
Nimi: Sane ry
Y-tunnus: 1792844-6
Osoite: Pitkäkatu 21 C514
Rekisterinpitäjän yhteystiedot: puheenjohtaja@sanery.org
2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelylle tulee olla lakisääteinen peruste. Annettuja henkilötietoja ei käsitellä muissa kuin sitä varten esitetyissä käyttötarkoituksissa.
Sane ry kerää henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
- Sane ry:n jäsenrekisteri
- Sane ry:n henkilöstöhallinto
- tapahtumailmoittautumiset
- projektimuotoiseen toimintaan osallistuvien henkilöiden ilmoittautumiset
- tosiasiallisen toiminnan rahoittamiseksi hankittujen myyntitavaroiden myynti (esim. haalarimerkit)
- Sane ry:n toimintaa koskevien palautekyselyiden yhteydessä yhteydenottoa varten
- Sane ry:n alumnirekisteri
- lainsäädännön asettamat edellytykset (mm. rahanpesun estäminen)
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen ja sopimuksen täytäntöön panemiseen (yleinen tietosuoja-asetus 6(1)(b), 6(1)(c), 6(1)(f)) artiklat, yhdistyslaki (503/1989), laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) 6 luku 2 §).
Erityisten henkilötietoryhmien osalta tietojen käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseen yksittäisten tilaisuuksien kohdalla. Tietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erikseen aseman perusteella valtuuttamat toimihenkilöt, joiden vastuulla yksittäisten tilaisuuksien järjestäminen on (yleinen tietosuoja-asetus 9(2)(a)). Toimihenkilöt voivat olla Sane ry:n hallituksen jäseniä tai aktiiveiksi kutsuttuja toimihenkilöitä.
Oikeutettu etu käsittää yhdistyksen yleisen imagon ylläpitämisen ja toiminnan mahdollistamisen esimerkiksi yhtenäisten sähköpostiosoitteiden ja työvälineiden hallinnan kautta.
Sane ry ei käytä henkilötietoja automaattisessa päätöksenteossa. Henkilötiedot säilytetään Sane ry:n rahastonhoitajan ja puheenjohtajiston hallussa olevassa rekisterissä, johon on pääsy vain rekisterinpitäjän erikseen aseman perusteella valtuuttamilla toimihenkilöillä.
3 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Yhdistys voi kerätä, käsitellä ja säilöä seuraavia henkilötietoja:
Yhdistyksen hallinnon (hallituksen) suhteen:
- nimi
- sähköpostiosoite
- osoite
- henkilötunnus
- kansalaisuus
- poliittinen vaikutusvaltaisuus
- henkilöllisyystodistuksen tiedot
- pankkiyhteystiedot
Tapahtumiin ja projekteihin osallistuvien suhteen:
- nimi
- asema yhdistyksessä
- sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- osoite
- henkilötunnus tai syntymäaika
- kansalaisuus
- henkilöllisyystodistuksen tiedot
- rekisteröidyn suostumuksella välittömät osallistumiseen vaikuttavat erityisiin henkilötietoihin kuuluvat tiedot:
- sukupuoli-identiteetti
- terveystiedot, kuten erityisruokavaliot ja allergiat sekä mahdolliset tapahtuman saavutettavuuden takaamiseksi tarvittavat tiedot
- hätäyhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti
- Pankkiyhteystiedot
Jäsen- ja alumniluetteloiden suhteen:
- nimi
- kotipaikkakunta
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
Sane ry:n toimintaa koskevien palautekyselyiden yhteydessä (yhteydenottoa varten)
- nimi
- sähköpostiosoite
Sane ry varaa mahdollisuuden käsitellä myös muita kuin yllä mainittuja henkilötietoja tarpeen vaatiessa.
Mikäli tapahtumassa tai projektitoiminnassa otetaan valokuvia tai muuta mediasisältöä, rekisterinpitäjän tulee ilmoittaa valokuvien tai muun mediasisällön ottamisesta rekisteröidyille. Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä kuvaamisesta tai kieltää hänestä otettujen mediasisältöjen julkinen levittäminen.
Henkilötiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään suoraan tai, maksusuorituksia kerätessä, pankkipalveluja tarjoavan palveluntarjoajan (esim. Kide.app) välityksellä.
4 Ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan
Sane ry voi luovuttaa tietoja seuraaville tahoille:
Yhdistyksen hallinnon suhteen:
- Patentti- ja Rekisterihallitukselle (PRH)
- viranomaisille lakiin perustuvan oikeuden nojalla
Tapahtumiin ja projekteihin osallistuvien suhteen:
- Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnalle
- viranomaisille lakiin perustuvan oikeuden nojalla
5 Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainvälisille järjestöille
Sane ry ei säännönmukaisesti siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille. Mikäli Sane ry siirtää henkilötietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille, tietoja siirretään yleisen tietosuojasetuksen V luvun sääntelyn mukaisesti.
6 Tietojen säilytysajat
Yhdistyksen hallintoon liittyvät tiedot poistetaan viipymättä ja viimeistään, kun toimihenkilöille on myönnetty yhdistyksen kokouksessa vastuuvapaus, ellei lainsäädännöstä, viranomaisten määräyksistä tai rekisterinpitäjän oikeutetuista eduista muuta johdu.
Yhdistyksen jäsenluetteloon liittyvät tiedot poistetaan, kun jäsen eroaa tai perustelluista syistä erotetaan yhdistyksestä.
Tapahtumien osallistumistiedot poistetaan viipymättä ja viimeistään kun tapahtuman järjestämisestä on kulunut kaksi viikkoa, ellei lainsäädännöstä, viranomaisten määräyksistä tai rekisterinpitäjän oikeutetuista eduista muuta johdu. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot (esimerkiksi allergiat) poistetaan välittömästi, kun tietoja ei enää tarvita tai viimeistään kun tapahtuman järjestämisestä on kulunut kaksi viikkoa, ellei lainsäädännöstä, viranomaisten määräyksistä tai rekisterinpitäjän oikeutetuista eduista muuta johdu.
7 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, joita rekisterinpitäjä käsittelee. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista siihen asti, että tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. Rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa henkilötietojensa käsittelyä rekisterinpitäjän toiminnassa tiedottamista tai markkinointia varten. Rekisteröity voi tehdä pyynnön edellä mainittujen oikeuksien käyttämiseksi olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on aina oikeus poistaa suostumuksensa niiden henkilötietojen käsittelyyn, joiden käsittelyperusteena on suostumus.
Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys lakkaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty henkilötietojen käsittelyn rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämä ei kuitenkaan rajoita muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja, joita rekisteröidyllä on käytettävissä.
Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutettu. Yhteystiedot alla:
Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, 00531 HELSINKI
tietosuoja@om., 029 56 66700 (vaihde), tietosuoja.fi/yhteystiedot
1 Euroopan Parlamentin ja Neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta.
